Estrategias de reclutamiento operativo: marketing de reclutamiento por volumen

El reclutamiento es un mal necesario. La operación necesita gente para trabajar a máxima capacidad, pero el área cuesta, no escala al ritmo de la empresa y no genera ingresos directos. Por eso casi siempre va rezagada, y con la rotación alta la plantilla nunca se llena del todo.

Este artículo recoge cómo resolvemos el reclutamiento por volumen en LM Recruitment: qué medir, cómo estructurar al equipo y cómo generar candidatos para cualquier vacante operativa.

Las cinco métricas que importan

Antes de resolver hay que medir. Estas son las cifras que necesitas tener a la mano:

• Rotación mensual: cuántas personas renuncian.
• Requisito mensual: cuántas personas necesitas contratar.
• Contrataciones confirmadas al mes: el promedio anual o el del mes anterior.
• Candidatos generados: cuántos hicieron falta para lograr esas contrataciones.
• Costo operativo: cuánto inviertes al mes en el área de reclutamiento.

Con ellas salen cuatro cálculos:

• Costo operativo ÷ contrataciones confirmadas = costo por contratado.
• Total de candidatos ÷ contrataciones confirmadas = candidatos necesarios por contratación.
• Rotación mensual + requisito mensual = contrataciones necesarias para operar a máxima capacidad.
• Contrataciones necesarias × candidatos necesarios = volumen de candidatos que debe generar tu marketing de reclutamiento.

Necesitas los candidatos suficientes para contratar a quien requieres, pero no de sobra: los excedentes también cuestan. Para ver estos cálculos con números completos, lee El verdadero costo del reclutamiento de personal y cuántos candidatos necesitas para una contratación.

La estructura que sí funciona

En la mayoría de las empresas el reclutador hace todo: genera sus propios candidatos, los entrevista, los procesa y los lleva hasta la contratación. Esa estructura es la mayor fuente de ineficiencia en un equipo de reclutamiento por volumen. Obliga al reclutador a dedicar cerca del 80% de su tiempo a conseguir candidatos y solo el 20% a atender a los que sí son válidos, interesados y calificados. Además, la empresa pierde control sobre las estrategias que cada persona aplica, y el resultado es dispar.

La realidad es que generar candidatos es trabajo de marketing, no de reclutamiento.

Cómo generar candidatos por volumen

1. Una vacante bien redactada

Lo que escribes define cuántas personas aplican y qué tan aptas llegan. Sé honesto con horario, sueldo, ubicación y actividades; incluye todo y con detalle; vende las oportunidades de crecimiento y las prestaciones; y organiza el texto por secciones. Incluso si el sueldo es bajo o el horario largo, ponlo: ahuyentará a algunos, pero quien aplique será más apto. La guía completa está en cómo redactar una vacante que atraiga candidatos.

2. Bolsas de empleo y plataformas

Publica en todas las que puedas, gratuitas y de pago, sobre todo en vacantes continuas y de alta rotación. Pero no esperes que sean tu fuente principal: tu vacante aparece junto a cientos de similares, los candidatos aplican a muchas a la vez y pagar solo compra visibilidad en un mercado saturado. La ventaja está en la redacción. En una vacante que publicamos gratis en Indeed, 65 personas la vieron y 39 se registraron como candidatos: 60% de conversión, atribuible al contenido de la publicación.

3. Un embudo de reclutamiento propio

Nuestro reclutamiento cambió cuando creamos un embudo propio: un sitio donde cada empleo tiene su página. Igual que en un embudo de ventas, controlas la competencia, el diseño, el formulario y los pasos siguientes, y puedes medir el tráfico y la actividad de cada visitante.

4. Campañas de tráfico

Un embudo sin tráfico no lo ve nadie. Por eso lo alimentamos con campañas de pago por clic en redes sociales. Muchos envían ese tráfico a WhatsApp o Messenger; el problema es que ahí hay distractores que alejan al candidato del formulario de aplicación. Lo que mejor funciona es sacar a la persona de la red social y llevarla al embudo, donde tú decides qué ve y qué puede hacer. Los resultados se pueden medir por día, por empleo y por ciudad. Hasta hoy no hemos encontrado una fuente de tráfico de pago que genere mejores candidatos que Facebook Ads.

5. CRM y centralización de datos

Con un embudo, los candidatos caen donde tú decidas. En nuestro caso, a una base de datos y de ahí al CRM de reclutamiento. Cuando cada reclutador genera sus propios candidatos, rara vez los sube a una base común y nadie sabe cuántos se contactaron, procesaron o filtraron. Con un CRM sí. Además, el sistema puede enviar un correo automático para pedir el CV, la solicitud de empleo, las pruebas psicométricas y los documentos de contratación.

El prefiltro telefónico

La automatización ayuda, pero el factor que más pesa en la conversión es qué tan pronto contactas al candidato. Hay muchas opciones para trabajar en puestos operativos, los sueldos están estancados y los reclutadores compiten por los mismos contactos. El éxito depende de seguimiento, atención y venta.

La solución: una persona dedicada a recibir candidatos nuevos y llamarles de inmediato. No por WhatsApp ni por correo: una entrevista telefónica breve. El proceso es:

1. Se genera el candidato.
2. Se le contacta a la brevedad.
3. Se valida la información que dio.
4. Se hace la entrevista telefónica para confirmar requisitos y reafirmar sueldo, horario y ubicación.
5. En la misma llamada se agenda la entrevista (virtual o presencial) y se piden los pasos pendientes: CV, solicitud, psicométricos.
6. Se llenan las notas y se asigna el candidato a un reclutador o al grupo de reclutadores.

Asignar a una persona a esto cambia por completo la operación del equipo. Lo desarrollamos en el prefiltro telefónico de candidatos.

Divide el proceso en tareas

En lugar de reclutadores que hacen de todo, recomendamos dividir el área según el talento de cada persona. Hay quienes comunican bien y dan seguimiento rápido; otros son metódicos y mejores para el procesamiento y las entrevistas profundas. El proceso se parte así:

1. Publicación del empleo.
2. Campañas de tráfico para cada publicación.
3. Prefiltro telefónico.
4. Agenda y seguimiento de la cita.
5. Entrevista de selección.
6. Seguimiento a la contratación e inicio de labores.

Tu empresa tendrá pasos distintos en algunas etapas, pero cualquier equipo de reclutamiento por volumen gana al separar las tareas: menos frustración, menor curva de aprendizaje y, sobre todo, vacantes cubiertas. El reclutador con más experiencia atiende solo a los candidatos que pasaron el filtro y deja de perder tiempo con los no viables.

Las herramientas

Se puede reclutar con una hoja de cálculo y WhatsApp, pero un equipo grande necesita herramientas de gestión: si cada reclutador lleva su propio orden, no hay control posible. Estas son las que usamos en nuestro proceso:

• Un sitio web propio con una página por vacante, que funciona como embudo.
• Canva, para las imágenes de las vacantes.
• Facebook Ads, para las campañas de tráfico.
• Zoho One (Recruit como CRM de reclutamiento, CRM, Flow para automatizaciones y Analytics para reportes).
• Twilio, para llamadas y mensajes de nuestro call center de reclutamiento.
• Bubble, para interfaces e herramientas internas.
• Asistentes de inteligencia artificial, para redactar borradores de vacantes, clasificar y resumir información de los candidatos, y automatizar tareas repetitivas. Un reclutador decide siempre; la IA solo ahorra tiempo.
• Psicotest.mx, para pruebas psicométricas.

En resumen

Para mantener la operación a máxima capacidad: mide, separa el marketing y el prefiltro del trabajo del reclutador, y genera candidatos con un embudo propio y campañas. Así bajas el costo por contratado y tienes más control sobre la información.

Si quieres que lo hagamos por ti, conoce nuestro servicio de marketing de reclutamiento o solicita una propuesta.