costo de reclutamiento
El verdadero costo del reclutamiento de personal
Un ejemplo con números de una operación de 350 puestos: por qué contratar más cuesta más por semana, pero baja el costo por contratado.
¿Cuánto cuesta el reclutamiento en una empresa? Es la pregunta del millón de cualquier departamento. Aquí la vemos desde el análisis de datos, con un ejemplo que puedes replicar en Excel con tus propias cifras.
Por qué el reclutamiento se vuelve un problema
El reclutamiento suele pertenecer al área administrativa, casi siempre dentro de Recursos Humanos, y se considera un gasto necesario: el dinero lo produce la operación y la administración da soporte. Pero la operación depende del reclutamiento, directa e indirectamente. Una planta maquiladora no produce sin el personal que necesita. Si el equipo no logra generar, perfilar, filtrar y contratar el volumen que la operación requiere, aparece un cuello de botella, que se agrava cuando la rotación supera el ritmo de contratación. Y también hay un efecto indirecto: si no se puede contratar a capacitadores con experiencia, la operación también se resiente.
Cómo medirlo
Para medir cualquier área hay que partir de su propósito real. El del reclutamiento es mantener a la operación funcionando con las personas que necesita. Y cuando se trata de convertir a extraños en empleados, la mejor métrica es la misma del marketing digital: el costo por adquisición (CPA), es decir, cuánto le cuesta a tu empresa cada candidato contratado.
El caso de ejemplo
Supongamos una operación con capacidad para 350 operadores. Los números son un ejemplo, no un cliente real.
| Dato | Valor |
|---|---|
| Capacidad de la operación | 350 operadores |
| Plantilla actual (70%) | 245 operadores |
| Contrataciones faltantes | 105 |
| Duración promedio de un empleado | 45 días |
| Costo semanal del área de reclutamiento | $25,600 MXN |
| Contrataciones por semana | 10 |
| Costo por contratado | $2,560 MXN |
La empresa opera al 70% y paga $2,560 MXN por cada contratación. Para saber cuánto debería contratar no usamos el índice de rotación, sino la duración promedio de un empleado: cuánto tiempo se queda, en promedio.
¿Cuántas contrataciones por semana hacen falta?
Si un empleado dura 45 días en promedio, en 45 días la plantilla completa se habrá renovado: hay que hacer 350 contrataciones en ese periodo. Dividido entre 45 días y multiplicado por 7:
350 ÷ 45 × 7 ≈ 54 contrataciones por semana.
Es un cálculo que es verdad y a la vez no lo es: siempre habrá personas que hacen carrera en la empresa y otras que se van en pocos días, pero la lógica es confiable para fijar el ritmo. Con 10 contrataciones semanales, el equipo está en menos de una quinta parte de la meta. Y llegar a 54 con el costo actual de $2,560 saldría en $138,240 MXN.
Primer pilar: cómo generar candidatos
Hace años un letrero afuera de la oficina atraía a personas con CV, solicitud y documentos, listas para empezar ese mismo día. Hoy hay que rogar para que se presenten a la entrevista, y eso si contestaron. No es que no quieran trabajar: lo más probable es que ya encontraron una mejor opción, sobre todo en puestos operativos en una región con tanta industria maquiladora. Por eso se necesita una estrategia de generación de candidatos y seguimiento oportuno. La ventaja del marketing digital es que escala: si hoy quieres 10 candidatos nuevos los obtienes, y si necesitas 100 es cuestión de abrir más la llave.
El embudo hacia atrás
Con una conversión del 50% de persona que se presenta a entrevista a contratado, para 54 contrataciones necesitas ver a 108 personas por semana. Con los promedios que observamos como agencia:
- Cerca del 70% de las personas citadas se presentan.
- Los citados son, en promedio, el 24% del total de candidatos generados. El otro 76% fue rechazado, no respondió o declinó.
Con esos promedios, para 54 contrataciones se necesitan 108 presentados, lo que implica citar a 154 y generar unos 642 candidatos. Si hoy el equipo hace 10 contrataciones (20 presentados, 30 citados, unos 125 candidatos generados) con $2,500 MXN de campaña a la semana, cada candidato crudo cuesta $20 MXN. A ese costo, 642 candidatos son $12,833 MXN de campaña por semana.
El nuevo costo
| Concepto | Hoy | Meta |
|---|---|---|
| Contrataciones por semana | 10 | 54 |
| Campañas por semana | $2,500 | $12,833 |
| Costo total semanal | $25,600 | $35,933 |
| Costo por contratado | $2,560 | $665 |
El costo total sube $10,333 MXN por semana, pero el costo por contratado baja de $2,560 a $665 y la operación puede trabajar al 100% siempre. La pregunta para decidir es esta: ese 30% adicional de capacidad de producción, ¿genera más de $10,333 MXN a la semana? Si la respuesta es sí, invertir en candidatos fue la decisión correcta.
Lo que deja el análisis
- Si el reclutamiento falla, la solución no está solo en el reclutamiento. La pregunta clave es por qué duran tan poco los empleados. Con una duración de 90 días en vez de 45, solo habría que contratar 27 personas por semana.
- Convencer mejor a los candidatos de iniciar labores sube las contrataciones por semana.
- Más candidatos que lleguen a la entrevista mejoran el rendimiento.
- Bajar el costo por candidato de las campañas baja el costo total.
Estas palancas no se contraponen: aplicadas en conjunto, el impacto en la operación es mayor. Si algún dato de la tabla no existe en tu empresa, ya tienes tarea: medirlo.
Sigue con por qué la duración promedio decide cuántas contrataciones necesitas, o conoce cómo generamos candidatos por volumen.