Gestión de RH
Requisición de personal: qué es, qué debe llevar y quién la firma
La requisición de personal es el documento con el que un área pide cubrir un puesto y alguien con autoridad lo aprueba antes de publicar la vacante. Lleva el puesto, el motivo, el perfil, las condiciones de la oferta, el presupuesto y la firma de quien aprueba. Sin ella, se recluta para un puesto que nadie terminó de definir.
Respuesta corta. La requisición de personal es el documento con el que un área pide cubrir un puesto y alguien con autoridad lo aprueba antes de publicar la vacante. Lleva el puesto, el motivo, el perfil, las condiciones de la oferta, el presupuesto y la firma de quien aprueba. Sin ella, se recluta para un puesto que nadie terminó de definir.
El gerente de almacén te dice: "Necesito a alguien ya".
Publicas la vacante esa tarde.
A la semana tienes candidatos.
Y entonces llegan las preguntas.
¿Cuánto se paga? ¿Turno fijo o rotativo? ¿Es reemplazo o puesto nuevo?
¿Quién aprobó el sueldo?
Nadie.
La vacante se publicó con un HUECO en medio.
¿Qué es una requisición de personal?
Es una solicitud por escrito para cubrir un puesto.
La llena el área que necesita a la persona.
La aprueba quien autoriza el gasto.
Y solo después RH o reclutamiento empiezan a buscar.
Sirve para tres cosas:
- Que el puesto esté justificado: reemplazo, crecimiento o puesto nuevo.
- Que la oferta esté aprobada antes de anunciarla.
- Que haya un registro de quién pidió qué, y cuándo.
La vacante se aprueba antes de publicarse, no después de tener candidatos.
¿Qué campos debe llevar?
Estos son los mínimos.
| Campo | Qué escribir | Por qué importa |
|---|---|---|
| Puesto y área | Nombre del puesto como aparece en la organización | Evita dos nombres para el mismo puesto |
| Motivo | Reemplazo (de quién), crecimiento o puesto nuevo | Un reemplazo no debería cambiar el sueldo sin aprobación |
| Número de posiciones | Cuántas personas | Cambia la estrategia de búsqueda |
| Fecha en que se necesita | Día real de ingreso | Permite planear hacia atrás |
| Perfil | Requisitos necesarios y entrenables | Evita el perfil "ideal" imposible |
| Condiciones de la oferta | Sueldo, horario, ubicación, prestaciones | Es lo que el candidato va a comparar |
| Presupuesto | Sueldo aprobado y gasto de reclutamiento | Nadie promete lo que no está aprobado |
| Solicita y aprueba | Nombres, firmas y fechas | Responsabilidad clara |
Para el perfil, separa lo indispensable de lo que se enseña. Te ayuda la guía de requisitos de una vacante.
¿Por qué tantas vacantes fallan antes de empezar?
Porque el perfil y la oferta no se hablan.
Adriana Molina, Directora General de LM Recruitment, lo resume así:
"A veces las empresas no están preparadas para dar una oferta laboral acorde con lo que están buscando."
Piden experiencia y disponibilidad total.
Ofrecen un sueldo de entrada.
La requisición es el momento de detectarlo.
Antes de firmar, compara tu oferta con tres vacantes equivalentes de tu ciudad. Si quedas abajo en sueldo, turno y traslado, ajusta la oferta o el perfil.
Cuando un cliente nos pide una vacante, hacemos ese análisis de vacantes similares antes de empezar.
¿Quién debe aprobarla?
Depende del tamaño de tu empresa.
| Tamaño | Solicita | Aprueba |
|---|---|---|
| Hasta 15 personas | Encargado del área | Dueño |
| 15 a 50 personas | Jefe del área | Gerente general o dueño, con RH revisando condiciones |
| Más de 50 | Jefe del área | Dirección del área y RH; Finanzas si cambia el presupuesto |
Esta tabla es una sugerencia, no una regla.
Lo que sí es regla: UNA persona aprueba y queda por escrito.
Si aprueban tres "de palabra", nadie aprobó.
¿Cómo se ve desde cada lado?
Si eres el jefe del área, la requisición es la forma de conseguir a tu gente sin pelear cada detalle después.
Si llevas RH, es tu protección: no publicas nada que no esté aprobado.
Si eres el dueño, es control del gasto. Sabes cuántas contrataciones vienen y por qué.
Si eres el candidato, no la ves. Pero la notas: la vacante dice lo mismo en el anuncio, en la llamada y en la oferta.
Tu formato gratis (cópialo)
Pega esto en un documento y úsalo con tu próxima vacante:
- Puesto, área y número de posiciones.
- Motivo: reemplazo de ___ / crecimiento / puesto nuevo.
- Fecha en que se necesita a la persona: ___.
- Requisitos necesarios (máximo 3) y entrenables.
- Sueldo, horario, ubicación y prestaciones.
- Presupuesto aprobado para reclutar: $___.
- Solicita: ___ (fecha y firma). Aprueba: ___ (fecha y firma).
¿Quieres este y los demás formatos listos?
La Biblioteca RH360 esencial trae 28 formatos de RH en Word, entre ellos:
- RH-005 Requisición de personal y aprobación de vacante.
- RH-006 Ficha de condiciones de la oferta.
- RH-004 Descripción y perfil de puesto.
Más un control documental en Excel y un manual que te dice en qué orden adaptarlos.
Cuesta $799 MXN, pago único. Los editas a la medida de tu empresa.
Si prefieres que te ayudemos a armar el área completa, conoce RH360, nuestra consultoría de RH para pymes.
Preguntas frecuentes
¿Requisición de personal y solicitud de personal son lo mismo?
Sí, son dos nombres para el mismo documento. Lo importante es que tenga los campos y la firma.
¿La requisición es obligatoria por ley?
No conocemos una norma que la exija como formato. Es una práctica de control interno.
¿Y si la vacante es urgente?
Más razón para hacerla. Una requisición bien hecha toma minutos y evita reiniciar la búsqueda después.
¿Quién guarda la requisición?
RH, junto con el expediente de la vacante. Así puedes comparar lo aprobado contra lo que se ofreció.
Lo que sigue
Resumen en 4 líneas:
- La requisición justifica el puesto y aprueba la oferta antes de publicar.
- Campos mínimos: puesto, motivo, fecha, perfil, condiciones, presupuesto y firmas.
- Compara la oferta con el mercado antes de firmar.
- Una persona aprueba y queda por escrito.
Siguiente lectura: descripción de puesto con ejemplo.
Fuentes: entrevista de LM Recruitment con Adriana Molina (21 oct 2026; cita literal) y afirmaciones verificadas del 7 oct 2026 sobre análisis de vacantes similares. Formatos RH-004, RH-005 y RH-006: Biblioteca RH360 esencial. La tabla de aprobación por tamaño es una sugerencia editorial.
Sigue leyendo
Procesos de reclutamiento
Proceso de contratación de personal: de la vacante al día 60, con un responsable en cada paso
El proceso de contratación tiene nueve pasos: requisición, vacante, captación, prefiltro, entrevista, oferta, preparación de ingreso, inducción y seguimiento a 7, 30 y 60 días. Cada paso necesita un responsable y algo por escrito que pase al siguiente. Donde no hay entrega, se pierde gente.
Operación por turnos
Matriz de habilidades por turno: quién puede cubrir cada estación cuando alguien falta
Una matriz de habilidades es una tabla con las personas en filas y las estaciones o tareas en columnas. En cada cruce anotas un nivel: en entrenamiento, opera con apoyo, opera solo o puede enseñar. Sirve para saber quién cubre una falta, a quién entrenar primero y qué estación depende de una sola persona.
Candidatos
Cómo saber si una oferta de trabajo es falsa (lo que revisamos antes de aceptar una vacante)
Antes de publicar una vacante revisamos que la empresa sea formal, pague sueldo base y diga la verdad. Las mismas señales te sirven para no caer en un engaño.