De Excel a un ATS: qué ordenar antes de elegir software de reclutamiento

Antes de elegir un ATS —un sistema de seguimiento de candidatos—, prepara el proceso que quieres gestionar. Esta guía propone una ficha, reglas de seguimiento y una prueba de trabajo para comparar herramientas con una necesidad definida. Puedes empezar en tu hoja actual, sin trasladar todavía toda la base.

Qué problema necesitas resolver antes de elegir la herramienta.

Define qué actividad falla, quién la realiza y qué información le falta. Revisa también si cada vacante tiene requisitos claros y necesarios: CIPD recomienda describir el puesto con competencias y conductas comprobables. Separa esas definiciones de las funciones que pedirás al ATS, como consultar pendientes, reconocer duplicados o entregar candidaturas.

Adriana Molina explicó que RH360 está dirigido a empresas pequeñas y medianas en crecimiento, incluidas las que no cuentan con un área propia de RH. Para ese contexto, esta guía propone definir los responsables antes de evaluar software.

Haz un inventario por fuente: formulario, bolsa de empleo, correo o captura manual. Anota dónde queda cada registro y quién lo revisa. Después sigue una candidatura de principio a fin.

¿Su entrevista aparece en un calendario, pero no en la hoja? ¿Alguien cambió el estado sin explicar por qué? Registra esas situaciones como requisitos de implementación. Por ejemplo: “El siguiente responsable debe recibir la fecha de entrevista y las validaciones pendientes”. Lleva ese requisito a una demostración del software.

Estados mínimos y responsables de un proceso trazable.

Acuerda qué significa cada estado, quién puede cambiarlo y qué evidencia permite avanzar. Usa una lista breve que tu equipo pueda interpretar de la misma manera. Para esta propuesta, cada candidatura debe tener un responsable, una actividad pendiente y una fecha de revisión, además del estado.

Puedes adaptar este esquema a tu operación:

Distingue el avance de la candidatura del resultado del contacto. “No respondió” puede ser un resultado temporal; “declinó” expresa una decisión. Define también quién cubre los pendientes cuando falta el responsable.

Datos mínimos para dar seguimiento sin pedir información innecesaria.

Selecciona los campos que permiten realizar la siguiente actividad del proceso. Para cada campo, escribe su propósito, quién lo consulta y cuándo se necesita. Como referencia de diseño del Reino Unido, el ICO explica la minimización de datos como recoger información suficiente, pertinente y limitada a ese propósito.

Puedes comenzar con estos campos: identificador de candidatura, vacante, fuente, fecha de recepción, medio de contacto, responsable, estado, próxima actividad y observaciones relacionadas con el puesto.

En su práctica de diagnóstico, Adriana describió la revisión conjunta del perfil y la oferta antes de buscar. Por eso proponemos conservar también la versión de las condiciones comunicadas. Ese campo conecta el registro con una decisión real del proceso; no demuestra que se haya implementado un ATS específico.

Revisa cómo informarás las finalidades y cómo registrarás el consentimiento cuando corresponda. El aviso de privacidad de LM Recruitment distingue la evaluación para una vacante de la conservación del perfil para futuras oportunidades y permite oponerse a esa finalidad secundaria.

Para probar una configuración, usa registros ficticios. Revisa también qué personas tendrán acceso a expedientes y quién gestionará solicitudes de actualización o eliminación conforme al aviso aplicable.

Cómo conectar captación, prefiltro y entrevista sin perder candidatos.

Adriana describió un servicio donde se validan condiciones inicialmente y después la empresa continúa con una segunda entrevista y su decisión. Esa separación de responsabilidades es un insumo práctico para diseñar la entrega. Al prepararla para un ATS, proponemos registrar qué se confirmó, qué falta y quién toma el relevo; la configuración concreta debe probarse.

Diseña la entrega entre etapas antes de activar automatizaciones. Especifica qué información pasa al siguiente responsable y cómo confirma que la recibió. Incluye un paso para revisar si la persona ya existe en la base y conserva la relación entre su registro y cada vacante a la que aplica.

Este flujo propuesto adapta el esquema del documento Sistema de Reclutamiento:

Captación → revisión del registro → asociación con la vacante → prefiltro → entrega a entrevista → decisión y seguimiento.

Si la persona ya está registrada, verifica la información y agrega la nueva candidatura. Si es nueva, crea el registro. Define cómo resolver coincidencias antes de combinar fichas: una coincidencia de nombre necesita revisión.

La entrega a entrevista debe incluir los requisitos revisados, los puntos pendientes y la cita acordada. Para videollamadas, Acas recomienda comprobar un medio compatible y preparar una alternativa ante fallas de conexión. El procedimiento de llamada se desarrolla en la guía de prefiltro telefónico; aquí el objetivo es que esa información acompañe a la candidatura.

Qué documentación y capacitación entregar al equipo.

Prepara instrucciones que permitan operar, revisar y actualizar el proceso. Combina un mapa de etapas con guías para tareas concretas y ejercicios de práctica. Asigna a alguien la actualización de los documentos cuando cambien campos, responsables o herramientas, e identifica cuál es la versión vigente para el equipo.

Al describir RH360, Adriana también mencionó procesos, manuales y descripciones de puesto. Esta guía propone reunir esos documentos antes de configurar el ATS y comprobar que las reglas del sistema coincidan con ellos.

Usa esta lista para acordar entregables:

• [ ] Mapa del proceso y reglas de cambio de estado.
• [ ] Descripción de campos, formatos y valores permitidos.
• [ ] Guía para registrar, actualizar y revisar duplicados.
• [ ] Instrucciones para asignar tareas y entregar candidaturas.
• [ ] Relación de permisos y responsables de acceso.
• [ ] Guía para consultar pendientes y revisar reportes.
• [ ] Ejercicios de capacitación con datos ficticios.

Prueba las instrucciones con alguien que vaya a utilizar el sistema. Pídele que registre una candidatura, cambie de responsable y cierre el proceso. Anota dónde necesita ayuda. Esa revisión permite corregir la guía y comprobar si la configuración coincide con lo documentado.

Cómo decidir si avanzar a un ATS o corregir el proceso primero.

Avanza a la comparación de herramientas cuando puedas explicar el flujo, los campos, los responsables y las reglas de seguimiento. Si esas decisiones siguen abiertas, resuélvelas durante la preparación. Puedes corregir el proceso y evaluar opciones en paralelo, usando las mismas actividades de prueba para cada alternativa.

Pide una demostración con tus actividades de prueba. Comprueba cómo se trasladan los datos, cómo se corrigen errores y cómo recuperas la información.

Para revisar la preparación de tu implementación, conoce RH360 y cuéntanos qué proceso necesitas ordenar. El alcance se define para tu proyecto.