Crea un sistema de reclutamiento en Google Sheets: plantilla y pasos

Una hoja de cálculo puede ayudarte a reconocer quién está pendiente de contacto, para qué vacante participa y cuál es la siguiente decisión. Para lograrlo necesitas separar esos datos desde el inicio. Una fila con nombre, teléfono y comentarios libres suele perder contexto cuando la misma persona participa en dos puestos o cambia la oferta.

Este tutorial propone un seguimiento sencillo con tres hojas y ejemplos ficticios. Puedes descargar los archivos sin costo; necesitas una cuenta con acceso a Google Sheets para importarlos. La plantilla sirve para practicar un proceso: no incluye automatizaciones, integración con bolsas de empleo ni controles avanzados de un ATS. Empieza con la demostración antes de incorporar expedientes reales.

Importa una plantilla con tres hojas

Descarga estos archivos CSV, cada uno con encabezados y registros de demostración:

• Candidatos: personas del ejemplo.
• Vacantes: puestos y versión de oferta.
• Candidaturas: participación y siguiente acción.

En una hoja nueva de Google Sheets, abre Archivo e Importar. Sube el primer archivo y después incorpora los otros como hojas nuevas. Si aparecen todos los campos en una sola columna, revisa que el separador sea la coma. Renombra las pestañas como Candidatos, Vacantes y Candidaturas, respetando esos nombres para la fórmula que utilizaremos.

La ayuda oficial de Google sobre importación explica los formatos y opciones disponibles. Evita sustituir un archivo de trabajo por accidente: realiza esta prueba en un documento nuevo. Al terminar debes tener tres pestañas, no tres documentos separados. Congela la primera fila de cada pestaña para mantener visibles los encabezados al desplazarte.

Comprueba que las fechas se interpretaron como fechas y que los identificadores conservan sus letras. Los contactos terminados en example.invalid son ficticios y no sirven para comunicarse. No reemplaces todavía esos ejemplos con nombres o correos reales.

Separa personas, vacantes y candidaturas

La hoja Candidatos identifica a una persona mediante candidato_id. Vacantes identifica un puesto mediante vacante_id. Candidaturas relaciona ambos mediante un tercer identificador: una persona puede tener más de una candidatura, pero cada candidatura debe conservar el puesto al que corresponde.

Si C-001 participa también en V-002, añade una candidatura con otro identificador. No dupliques su registro personal para hacerle seguimiento ni sobrescribas el puesto anterior. Esta separación permite explicar por qué una persona avanza en un proceso mientras otro permanece pendiente.

Incluye en Vacantes la jornada, ubicación y versión de la oferta. En la entrevista de LM Recruitment, Adriana Molina explicó que el diagnóstico de una vacante considera el perfil y la oferta. Guardar esa versión aplica el principio al registro: si una condición cambia, puedes identificar qué se comunicó antes. No significa que Adriana haya implementado esta plantilla concreta.

Define estados que representen decisiones

En la columna F de Candidaturas, utiliza estados consistentes. Para la demostración proponemos: Pendiente de contacto, Contactado, Prefiltro, Entrevista acordada, Decisión pendiente, Cerrada y Retirada. Es una propuesta de operación; adapta el recorrido a tu proceso real.

Selecciona las celdas de esa columna y crea un menú desplegable mediante la validación de datos. Agrega exactamente los mismos nombres y configura el rechazo de valores ajenos a la lista cuando esa opción esté disponible. Google describe el procedimiento en su guía de listas desplegables.

Antes de usar un estado, acuerda qué lo justifica. Entrevista acordada debe representar una cita confirmada con los datos necesarios, no un mensaje enviado sin respuesta. Cerrada necesita una decisión registrada. El responsable debe saber cuándo mover una fila y qué información entregar al siguiente participante.

En la columna G escribe una acción concreta, como confirmar horario o revisar experiencia relacionada con una tarea. En la H registra la fecha para revisar esa acción. “Dar seguimiento” por sí solo no permite saber qué falta ni cuándo atenderlo.

Cuenta candidaturas sin mezclar vacantes

Crea una pestaña Resumen y escribe esta fórmula en una celda, con nombres de funciones en español:

=CONTAR.SI(Candidaturas!F2:F;"Entrevista acordada")

La fórmula cuenta las filas cuyo estado coincide con ese texto. En los archivos de demostración debe devolver 1. Si tu configuración usa nombres de funciones en inglés, utiliza COUNTIF; si cambia el separador de argumentos, ajusta el punto y coma según la configuración de la hoja. La documentación de CONTAR.SI explica el rango y el criterio.

Ese resultado representa candidaturas, no personas únicas ni contrataciones. Para observar un puesto concreto, activa un filtro en Candidaturas y selecciona su vacante_id. El conteo anterior no cambia automáticamente por ocultar filas mediante un filtro: para un resumen por vacante, utiliza una tabla dinámica con vacante_id y estado, contando candidatura_id.

Conserva la diferencia entre etapas. Una persona contactada no equivale a una entrevista ni a una contratación. Consulta la guía de pipeline de candidatos para acordar evidencia y responsables antes de interpretar tus números.

Prepara el seguimiento y los permisos

Asigna un responsable a cada candidatura activa. Al revisar pendientes, combina estado, siguiente acción y fecha de revisión. Esa lectura explica el trabajo necesario; una lista ordenada únicamente por fecha de registro puede dejar citas importantes sin atender.

Adriana también describió la comparación de ofertas como parte del diagnóstico. Cuando detectes un rechazo relacionado con condiciones del puesto, registra el motivo con una categoría acordada y revísalo contra la versión de oferta correspondiente. Evita concluir que todo abandono tiene la misma causa; la hoja es un registro, no una explicación automática.

Antes de compartir información real, define quién necesita verla y editarla. No actives acceso público al archivo ni lo uses como directorio abierto de candidatos. Determina qué datos necesitas, cómo atender correcciones y cuándo revisar su conservación conforme a tus políticas. Los datos de demostración permiten entrenar al equipo sin exponer expedientes.

La preparación antes de implementar un ATS ayuda a fijar estas reglas. Si necesitas documentación y capacitación, puedes revisar el alcance de RH360 y solicitar una propuesta para tu equipo.

Prueba el sistema antes de usar datos reales

Ejecuta cuatro pruebas con las filas ficticias: cambia una candidatura a Entrevista acordada y comprueba que el conteo suba; asigna la misma persona a otra vacante sin duplicar Candidatos; modifica una oferta conservando su versión; cierra una candidatura sin borrar la historia del ejemplo.

Revisa después que no haya identificadores repetidos, referencias a vacantes inexistentes ni acciones activas sin responsable. Estas comprobaciones son manuales en la plantilla. No supongas que una hoja bloquea automáticamente todos esos errores.

Cuando crezca la operación, evalúa permisos, historial, duplicados y exportación antes de elegir un sistema de seguimiento de candidatos. Lleva a la prueba los casos que tu hoja ya puede describir. Si necesitas ordenar captación, seguimiento y entrega, comparte tu proceso con LM Recruitment para definir un alcance de trabajo.