El departamento de reclutamiento de personal es considerado parte del área administrativa de una empresa, generalmente forma parte del departamento de Recursos Humanos.
Las áreas administrativas como el reclutamiento tienden a ser consideradas como un gasto necesario para todas las empresas debido a que el dinero es generalmente producido por el área operativa, y la administración es meramente un soporte de gestión.
Es necesario porque entre más grande es una empresa, más eficiencia necesita en sus procesos administrativos para operar.
Más que un gasto, el reclutamiento de personal se ha convertido en un problema muy grande en muchas empresas. Es un problema tan grande que amerita hacer un análisis más profundo en otra publicación.
Por ahora, quiero compartirte una perspectiva analítica del reclutamiento de personal y te diré cómo puedes resolver los principales problemas de reclutamiento en tu propio equipo.
El análisis del Reclutamiento de Personal
El análisis de datos aplicado a una empresa en general tiene la capacidad de dar perspectivas ocultas en los datos crudos de toda tu operación.
Por eso es indispensable implementar sistemas de medición en todas las áreas de tu empresa, en especial en todas aquellas de las que tu área operativa depende.
El área operativa depende del reclutamiento de personal, directa e indirectamente. Por ejemplo, la operación y producción de una empresa maquiladora depende de tener al personal necesario.
Si el equipo de reclutamiento no es capaz de generar, perfilar, filtrar y contratar el volumen de requisición de tu operación, entonces te encontrarás con un cuello de botella.
Este problema se agrava si tu índice de rotación de personal es mayor al ritmo de contratación de tu departamento de reclutamiento.
De la misma forma que un mal reclutamiento afecta directamente al equipo operativo, también lo hace indirectamente.
Si el equipo de reclutamiento es incapaz de contratar, por ejemplo, a capacitadores con experiencia, entonces también repercute en la operación.
A continuación, revisaremos un análisis de un equipo de reclutamiento promedio en conjunto con su operación
Cómo medir el reclutamiento de personal
Para poder medir cualquier área necesitamos entender un par de cosas, la principal es el propósito real. Esto nos permite establecer expectativas realistas que, a su vez, funcionan como metas para su equipo de reclutamiento.
El verdadero propósito del reclutamiento de personal es mantener a la operación de su empresa en un óptimo funcionamiento con respecto a la cantidad de personas que requiere para operar.
¿Cómo medimos el reclutamiento de personal, entonces?
Mi experiencia en el marketing digital me ha demostrado que, cuando se trata de convertir completos extraños a clientes, o en este caso, a empleados, la mejor métrica para medirlo es el CPA, Costo por Adquisición.
¿Cuánto le cuesta a tu empresa cada candidato contratado?
La alta rotación de personal no te permite operar al 100% de tu capacidad, porque las personas renuncian con mucha frecuencia, reduciendo el tiempo de duración promedio. Y por si fuera poco tu equipo de reclutamiento no está produciendo tantas contrataciones como hay bajas.
Recuerda, la meta del reclutamiento es que tengas una operación sana y no mocha.
Veamos un caso práctico ahora mismo:
La siguiente información es un cálculo burdo de una operación de reclutamiento. Siéntete libre de tomar esta plantilla y hacer los cálculos de acuerdo a los números de tu empresa; son cálculos realmente sencillos en Excel.
Como empresarios, el departamento de reclutamiento se vuelve particularmente un lastre cuando no llegan a su meta. O peor aún, cuando son incapaces de al menos cubrir la rotación.
Esta es otra parte del análisis antes de llegar a las conclusiones:
¡Perfecto! Con toda esta información podemos hacer un análisis de financiero del reclutamiento.
Si alguno de estos datos NO EXISTEN en tu empresa, entonces ya tienes tarea…
Lo principal es entender la meta real. Es decir, necesitamos entender Cuantas personas necesitamos contratar para mantener la operación lo más cercana al 100% de capacidad.
Según la tabla, tenemos capacidad para 350 operadores. ¿Cómo determinamos la cantidad de contrataciones necesarias? Pues ignoramos el índice de rotación y nos enfocamos en la duración del empleado promedio.
Esta métrica nos dice Cuanto dura un empleado en promedio dentro de la empresa. Esta métrica nos ayudará a encontrar el ritmo de reclutamiento necesario.
Pero antes, veamos el panorama actual de la empresa
Tiene un costo de $25,600 MXN semanal y está contratando a un total de 10 candidatos en promedio por semana.
Hablamos de candidatos que ya atravesaron todo el proceso, incluyendo todos los candidatos rechazados o que declinaron, al final de la semana solo contratan a 10.
¡La empresa está pagando $2560 MXN por CONTRATACIÓN!
Ahora sí, podemos avanzar con el análisis.
Actualmente la empresa está operando al 70%, es decir que tiene 245 empleados trabajando, necesita 105 contrataciones nuevas para llegar a la operación óptima.
¿Cuál es el problema por iniciar aquí? No puedo establecer una meta realista. Primero tengo que resolver un problema. Contratar más rápido que las bajas.
¿Cómo establezco la meta semanal para contrarrestar las bajas?
Para esto es necesario conocer Cuantas personas necesitas contratar en un determinado periodo para mantener la rotación controlada, y esta métrica es simple y volvemos a donde iniciamos.
Si la duración promedio de un empleado es de 45 días, significa que en 45 días mi plantilla habrá rotado un 100%. Esto es tan real como falso, pero es una métrica confiable.
Siempre habrá empleados que hagan carrera en las empresas, y si bien el promedio son 45 días, no significa que no haya empleados que lleven años y no piensen dejar su empleo pronto. Esto convierte el dato anterior en falso.
Sin embargo, la lógica es la misma, ya que si bien hay personas que duran mucho, también hay muchos que duran poco, mucho menos de 45 días. Por eso es que también es verdad.
Si bien la plantilla no habrá sustituido al 100% de sus empleados, en realidad necesitamos hacer 350 (el total de la capacidad) contrataciones al final de este periodo de 45 días (promedio de duración)
Entonces… 350 contratados entre 45 días por siete días de la semana resultan en:
¿Cuántas contrataciones necesitas para cubrir tus vacantes?
54 Contrataciones por semana necesarias para mantener la plantilla
Uff.. Son muchas… para ser exacto, estás al 37% de la meta semanal.
Lo peor del caso es que si vas a hacer esas 54 contrataciones, en 5.4 semanas. Y habrás pagado un total de $138,240 MXN.
Campañas de Marketing para Reclutamiento
Este es el #1 de los 3 grandes pilares del reclutamiento de personal
Cómo generar candidatos.
En los tiempos de antaño, el reclutamiento de personal era muy diferente. Todos los empresarios y empleados de 15 años hacia atrás contrataron y fueron contratados en condiciones muy diferentes a las del reclutamiento actualmente.
Antes un simple letrero fuera de tu oficina era capaz de atraer hordas de personas en búsqueda de trabajo. Bien vestidos, con CV y solicitud llena y toda su documentación. Y por sobre todas las cosas, dispuesto a iniciar a trabajar ese mismo día.
Actualmente hay que rogarles a las personas para que al menos se presenten a la entrevista. Y eso es si tuviste la suerte de que te contestara.
¿A qué se debe esto?, ¿Por qué “la gente no quiere trabajar”? Este es tema para otro artículo, pero lo reduciré en una simple frase.
No es que no quieran, si quieren, y lo más seguro es que ya encontraron una mejor opción. Cuando hablamos de empleos de primera línea, las opciones son demasiadas, en especial en un país con una industria maquiladora tan prominente.
Es por eso que implementar una estrategia de generación de candidatos y un seguimiento oportuno de estos candidatos es necesaria para cumplir con cualquier meta de reclutamiento.
La ventaja del Marketing Digital es que es escalable. Si hoy quiero 10 leads o candidatos nuevos, los obtengo. Pero si necesito 100 leads en vez de 10, es tan fácil como abrir el grifo del agua y dejar que fluya.
Análisis de campañas de reclutamiento
Volviendo a nuestro análisis, vamos a determinar el flujo de candidatos que necesito para cumplir las metas y los puntos débiles de tu departamento de reclutamiento.
Si tenemos un 50% de conversión de Persona que se Presenta a Entrevista a Contratado, y necesito contratar a 54 personas, entonces necesito ver a 108 personas a la semana.
¿Y Cuantos candidatos generaste?
Esta es información que podrás obtener tú mismo, pero para nosotros, como agencia de reclutamiento hemos notado que, en promedio, un 70% de las personas citadas a entrevista se presentan a su entrevista.
Adicionalmente, los candidatos citados a entrevista conforman en promedio únicamente el 24% del total de nuestros candidatos generados, el otro 76% de candidatos fueron rechazados, no respondieron o declinaron la oferta.
Esto es con un seguimiento efectivo, así que vamos a asumirlo igual
Si actualmente generas 10 contrataciones, fueron 20 candidatos los que se presentaron a entrevista entonces citaste a aproximadamente 30 candidatos. Para haber citado 30 candidatos tuviste que haber generado en promedio 125 candidatos.
De acuerdo a los datos recopilados anteriormente, gastaste un promedio semanal de $2500 MXN en campañas y otros presupuestos de reclutamiento. Entonces cada candidato crudo te costó $20 MXN
Para llegar a tu meta, necesitas: 54 contrataciones, por lo que necesitas 108 candidatos presentados a entrevista, para esto habrás citado a 154 candidatos. Para poder citar a 154 candidatos necesitas un total de 642 candidatos crudos.
De acuerdo a tu costo actual, entonces habrás gastado $12,833 MXN en campañas.
¿Cuál es la ventaja de este incremento en el costo?
Saquemos un nuevo cálculo de costo operativo
Tenemos un costo total semanal, sustituyendo el costo de campaña por este último resultado, de $35,933 MXN por semana.
Pero el CPA, Costo por Adquisición, que en este caso hablamos de candidatos contratados es de:
$665 MXN por candidato contratado
Si, tu costo operativo es mayor, pero un aumento de $10,333 MXN semanal te permite operar al 100% SIEMPRE.
Dime algo, ese 30% adicional a la capacidad de producción, ¿Genera más de $10,333 MXN por semana? Si la respuesta es sí, entonces tomaste la decisión correcta.
Esto no significa que tus números no puedan mejorar, al contrario. La ventaja de medir tu departamento de reclutamiento es que puedes tomar decisiones objetivas respecto a las optimizaciones de tu operación administrativa en general
Conclusiones del análisis de Reclutamiento de Personal
Quisiera comenzar por resaltar una de las grandes ventajas de medir las áreas de tu empresa.
Con este simple análisis que podrías hacer tu mismo con tus propios números, hemos identificado que, si bien el reclutamiento está fallando, la solución no está enteramente en las manos del reclutamiento per sé.
La principal pregunta que me surge en este análisis es; ¿Por qué duran tan poco los empleados? Resolver esta incógnita y aumentar el tiempo de duración de los empleados reducirá los costos y la presión del reclutamiento drásticamente.
Si las personas duraran 90 días solo tendrías que reclutar a 27 personas por semana para mantener tu operación sana.
A su vez, podemos ver que, si tu equipo de reclutamiento fuese más eficiente en convencer a las personas de iniciar labores, tendrían mayores contrataciones por semana.
Otra de las conclusiones es que, si logramos conseguir a más candidatos que lleguen a entrevista, entonces podremos mejorar el rendimiento.
A su vez, reducir el Costo por Candidato de las campañas podrá reducir los costos de reclutamiento.
La ventaja es que estas opciones no están peleadas, al contrario, si se implementan en conjunto el impacto del reclutamiento en la operación será más que positivo.
